Vrachtdocumenten automatisch aan de juiste zending gekoppeld
AI DocMatch leest documenten uit e-mail en uploads, herkent per pagina het documenttype en koppelt ze aan de juiste zending in je TMS — met een zekerheidsscore en onderbouwing bij elke match.
- 64%
van de te koppelen pagina’s volledig automatisch gekoppeld
- 99,8%
van de keren stond de juiste kandidaat-zending al klaar
- 100+ uur
handwerk per maand bespaard bij circa 115 documenten per dag
Het bewijs is digitaal, de administratie nog niet
Vrachtbrieven, afleverbonnen, emballagebonnen en facturen komen terug per mail, als foto of als scan — vaak met meerdere ritten in één PDF. Iemand moet ze openen, sorteren en aan de juiste order hangen.
DocMatch neemt dat repeterende werk over. Boven jouw ingestelde drempel koppelt DocMatch zelf; daaronder staat een onderbouwd voorstel klaar dat een medewerker met één klik bevestigt.
Vier eigenschappen die DocMatch onderscheiden
- 01
Classificatie per pagina
Elke pagina krijgt zijn eigen type en verwerking: vrachtbrief, afleverbon, emballagebon, PAKI-bon, factuur, intern of overig.
- 02
Score met onderbouwing
Elke kandidaat-zending krijgt een zekerheidsscore én een uitleg in gewone taal. Controleerbaar werk, geen zwarte doos.
- 03
Automatisch koppelen én goedkeuren
Boven jouw drempel koppelt DocMatch zelf. Volledig sluitende documenten kunnen daarna automatisch naar het TMS.
- 04
Continu beter, zonder risico
Verbeteringen worden eerst op historische documenten getest. Ze gaan pas live wanneer het resultaat beter wordt en nergens slechter.
Van binnenkomende mail tot document in het TMS
- 01
Aanleveren
Via een eigen e-mailadres of upload in de webapplicatie.
- 02
Voorbereiden
Bundels worden per pagina gesplitst; foto’s en scans worden gericht en verbeterd.
- 03
Herkennen
Iedere pagina krijgt een documenttype en waar nodig een POD-markering.
- 04
Uitlezen
Referenties, adressen, data, kenteken, aantallen, opmerkingen en emballage.
- 05
Koppelen
DocMatch haalt kandidaat-zendingen op en berekent per kandidaat een score.
- 06
Goedkeuren
Handmatig of automatisch gaat het gecontroleerde document naar het TMS.
Elke pagina zijn eigen type en verwerking
Een bundel van twaalf pagina’s bevat zelden twaalf keer hetzelfde. DocMatch behandelt iedere pagina op basis van wat erop staat.
| Type | Wordt uitgelezen | Verwerking |
|---|---|---|
| Vrachtbrief / CMR | Wordt uitgelezenAdressen, data, referenties, kenteken, aantallen, emballage en opmerkingen | VerwerkingAls POD aan de zending; schade en opmerkingen gemarkeerd |
| Afleverbon / pakbon | Wordt uitgelezenLeverancier, ontvanger, ordernummers, artikelen en aantallen | VerwerkingAls bewijs van levering aan de zending |
| Emballagebon | Wordt uitgelezenSoort emballage, aantal gelost en retour geladen | VerwerkingAantallen per zending naar het TMS (binnenkort) |
| PAKI-bon | Wordt uitgelezenVouchernummer van de palletuitwisseling | VerwerkingVouchernummer mee naar het TMS |
| Factuur | Wordt uitgelezenFactuurnummer, bedrag en rit- of zendingsreferenties | VerwerkingAan de rit gekoppeld (binnenkort) |
| Intern / overig | Wordt uitgelezenFormulieren, laadlijsten, notities of onbruikbare pagina’s | VerwerkingBewaard of uit de werkstroom gehaald |
De juiste zending vinden, met de onderbouwing erbij
DocMatch zoekt op referenties en weegt vervolgens adres, datum, kenteken en aantallen mee. Zo ziet een medewerker direct waarom een kandidaat past, zonder het document naast het TMS te leggen.
Resultaat in één productieomgeving
- 64%Automatisch gekoppeld
- 36%Met één klik bevestigd
- 0,2%Zelf opgezocht
Vanaf welke zekerheid gaat het vanzelf?
Aan de zekerheidsscore hangt een instelbare drempel, bijvoorbeeld 80%. Daarboven koppelt DocMatch zelf; daaronder blijft bevestiging door een medewerker nodig.
Automatisch goedkeuren is een aparte, optionele stap voor documenten zonder twijfel: alle pagina’s gekoppeld, aantallen sluitend en geen opmerkingen of emballage-afwijkingen.
Wat het oplevert
- 01
Operations
Geen sorteer- en zoekwerk. De werkbak toont alleen documenten die echt aandacht vragen.
- 02
Finance
POD compleet betekent sneller factureren; emballage wordt vastgelegd en claims zijn direct onderbouwd.
- 03
IT & veiligheid
Een webapp zonder installatie, in de EU gehost en gekoppeld via het integratieplatform van Adabt. Documenten trainen geen algemene AI-modellen.
- 04
Implementatie
We richten de TMS-koppeling en zoekreferenties in. DocMatch draait eerst mee op jouw documenten voordat automatisch koppelen aangaat.
Wat doet DocMatch met jouw documenten?
Stuur ons een paar voorbeelden en laat ons beoordelen hoe de automatische verwerking van documenten voor jullie kan werken.